利用者さんの食事介助、入浴介助、バイタルチェック。日中の業務が終わっても、パソコンの前で介護記録と格闘する時間がまだ残っている——そんな毎日を過ごしている介護スタッフの方は少なくありません。本記事では、介護記録の書き方を見直して時間短縮を実現する具体的な方法を解説します。
目次
厚生労働省の基準により、介護記録の作成は法律上の義務です。介護サービスの内容、利用者の状態変化、申し送り事項——記録すべき項目は多岐にわたり、1日あたり30分〜60分を記録作成に費やしているというのが、多くの現場の実態です。まずは記録に時間がかかる根本原因を整理しましょう。
介護記録には明確な「テンプレート」がないケースが多く、スタッフごとに書く内容や分量にばらつきが出がちです。「この情報は必要？不要？」と迷っているうちに、あっという間に10分、15分が経過します。特に新人スタッフは「書きすぎて長文になる」か「情報が足りず書き直しになる」かのどちらかに陥りやすく、記録業務が精神的な負担にもなっています。
忙しい現場では、ケアをしながらリアルタイムに記録を取ることが難しく、勤務の終盤にまとめて思い出しながら書くスタイルが一般的です。記憶が曖昧になり、確認に時間を取られることも少なくありません。
紙の記録用紙に手書きしている施設や、操作が複雑な介護ソフトを使っている施設では、入力そのものに時間がかかります。「入力画面の遷移が多い」「選択肢が多すぎる」といった使い勝手の問題で、結局アナログと大差ない時間がかかっているケースもあります。
介護記録は「いつ・誰が・誰に・何を・どのように・結果どうだったか」を押さえれば、必要十分な内容になります。
書き方の改善例
改善前
入浴しました。特に問題ありませんでした。
改善後（5W1H）
14時、○○様の入浴介助を実施。湯温40℃、入浴時間15分。右膝の痛みの訴えなし。皮膚状態に異常なし。表情穏やかで「気持ちよかった」との発言あり。
5W1Hに沿って書くだけで、情報の抜け漏れがなくなり、迷う時間が大幅に減ります。
「食事摂取量」「バイタル記録」「排泄記録」など、日常的に繰り返す記録は、定型文をあらかじめ用意しておきましょう。空欄を埋めるだけで完成する状態を作れば、記録1件あたりの時間を半分以下に短縮できます。
記録に時間がかかる人ほど、事実と主観が混在して文章が長くなりがちです。「客観的事実 → スタッフの所見」の順で分けて書く習慣をつけると、文章がすっきりまとまります。
ケアの直後にスマートフォンで音声メモを残しておくと、後からまとめて書く際の「思い出す時間」を大幅にカットできます。キーワードだけでも録音しておけば、記録作成がスムーズになります。
キーワードや箇条書きのメモから、介護記録の文章を自動生成することが可能になりました。「入浴・14時・異常なし・笑顔」といった短いメモを入力するだけで、施設の記録フォーマットに沿った文章が数秒で完成します。単なる効率化ではなく、新人もベテランも同じ水準の記録を残せる、記録品質の均一化という大きなメリットもあります。
実際にAIツールを活用した場合、現場にどのような変化が生まれるのでしょうか。具体的な数字で見てみましょう。
5〜15分/日
AI導入後の記録作成時間
導入前は30〜60分/日が目安
月1〜2回
導入後の記録の書き直し回数
導入前は月10回以上が目安
約2週間
新人スタッフの記録習熟期間
導入前は約3か月が目安
ほぼゼロ
記録起因の残業時間
導入前は月10時間以上が目安
1日30分の短縮は、スタッフ10名の施設なら月に約75時間分の人件費削減に相当します。さらに重要なのは、削減した時間が「利用者さんと向き合う時間」に変わるということ。記録業務のストレスが減ることで、スタッフの離職率低下にもつながったという声も少なくありません。
新しいツールの導入に不安を感じるスタッフは一定数います。まずは1ユニットや特定フロアで試験導入し、効果を実感してもらってから全体展開するのが成功のポイントです。
AIが生成した記録であっても、最終確認はスタッフが行うフローにしておけば、監査時に問題になることはありません。むしろ、記録の網羅性や表現の統一性が上がるため、「記録の質が改善した」と評価されるケースもあります。
施設単位で月額1万円という価格帯は、スタッフ1人の残業代1〜2時間分に過ぎません。記録業務にかかる人件費を「見える化」してみると、導入しない方がコストがかかっていることに気づくはずです。
介護記録は避けて通れない業務です。だからこそ、書き方を見直し、使えるツールは積極的に活用することが、スタッフにとっても利用者さんにとっても最善の選択ではないでしょうか。
5W1Hを意識するだけで、記録の抜け漏れと迷う時間が大幅に減る
よく使う表現のテンプレート化で1件あたりの記録時間を半分以下に
AI自動生成の活用で記録時間を最大75%短縮できる
段階的な導入とスタッフへの丁寧な説明が定着のカギ
本記事でご紹介した5つのコツを実践するだけでも、記録時間は確実に短縮できます。そしてさらに踏み込んだ効率化を目指すなら、AIによる記録自動生成が現時点でもっとも効果的な解決策です。毎日の記録に追われる時間を、利用者さんの笑顔に変えていきましょう。